当サイトではオフィスのペーパーレス化を代行してくれる業者を比較して紹介しています。

タブレットの導入によって進むオフィスのペーパーレス化

多くの企業にとって、今やタブレットはビジネスの必需品。必要なデータを瞬時に取り出したり、訪問先でもすぐに情報を共有できたりと、業務の効率化・迅速化に大きく貢献してくれます。このタブレット需要に比例するように、これまで主流だった紙の書類を電子データへ移行する「ペーパーレス化」が各企業の課題となっています。

ペーパーレス化のメリットは仕事における効率化だけでなく、書類の保管場所を減らせることによるスペースセービング・書類管理にかかるコストの削減・紛失リスクの低減などがあります。

ペーパーレス化とは?

ペーパーレス化とは?

ペーパーレス化とは、紙媒体の文書や書類をPDFなどの電子データにし、クラウド・コンピューティングによって閲覧・検索・共有することを指しています。

契約書・伝票・研究資料・技術文書・図面・イラストなど、あらゆる文書を紙を用いずに作成・管理できることから、作業フローの効率化や紙のコスト削減、もちろん「エコ」という面でも大変注目されています。

紙媒体の文書をスキャナーで読み取り、1枚ずつデータ保存していくという手法が一般的ですが、膨大な手間と時間がかかるため、ほとんどの場合、代行業者に依頼しての導入となります。

ペーパーレス化の現状

ペーパーレス化の現状

日本の製紙業・パルプ製造業の業界団体「製紙連」の統計によれば、新聞用紙・印刷情報用紙といった紙の需要は、ペーパーレス化によって減少傾向にあります。とは言え、企業や商店などで扱われる事業系の印刷物・情報誌などの総量は、過去16年のデータで80万トンを超えており、テクノロジーの発展がこれだけ進んだ今日でも、紙市場の縮小率はまだ大きくはなさそうです。

ペーパーレス化を阻む要因と現状とは?

ペーパーレス化すべきデータとそうでないもの

ペーパーレス化すべきデータとそうでないもの

「電子文書法」という法律により、電子保存が認められる「対象文書」と、そうでない「対象外文書」が規定されています。対象外文書は、たとえば緊急時に即座に見れる状態にしておくことが望ましい「安全の手引き」などの書類、現物性が極めて高く携帯する必要がある「免許証」「許可証」などがこれに当たります。

また、対象文書においても、「法定文書」については同様に電子文書法によって定められています。

ペーパーレス化には専門的な知識やノウハウが不可欠

ペーパーレス化には専門的な知識やノウハウが不可欠

ペーパーレス化の基本はスキャニングですが、どんなイメージをお持ちでしょうか?オフィスにスキャナーを用意してPCに取り込めば、簡単にできるように思います。しかし実際は、事前準備として大量の書類の整理、スキャン前にはホチキスや付箋を外すといった細かい作業、スキャン後には電子ファイルの整理・ファイル名の付与など専門性を要する作業が待ち構えています。

書類によって適当な解像度も異なりますし、大判の図面などは一般的なスキャナーが対応できないことも。さらに作業過程での書類の紛失・スキャン漏れ・紙を傷めるなどトラブルの可能性もあります。ペーパーレス化は通常業務の傍らでできる単純なものではなく、作業工程の工夫や専門的な知識を要するものなのです。

ペーパーレス化を代行してくれるおすすめ業者ご紹介大塚商会
大塚商会
スキャニング技術 様々な大きさの書類に対応。高速処理・薄い伝票でも超音波による二重送り防止機能でスキャン漏れを防止 セキュリティ 専門業者が対応・プライバシーマーク取得済み
実績 サービス業・製造業・卸売業・建築業など約100万社との取引実績あり コンサルティング クライアントのニーズ・状況に合わせて最適な対策を提案
大塚商会ってどんな代行業者?

様々なソリューションサービスを提供している大塚商会ですが、その1つが文章管理ソリューション。書類の電子化・管理・検索・共有・保存・廃棄まで豊富なラインナップが用意されているので、目的別で選択したり、組み合わせたりすることが可能。サービス業・製造業・卸売業・建築業など様々な業種の企業、また年商100億円以上の企業から小規模運営の企業まで、多くの取引実績があります。そのノウハウを活かしてその企業に合った文書管理対策を提案してくれます。

検索キーワード入力も対応

A4書類から大判図面までサイズがばらばらでかなり大変だったのではないかと思いますが、電子化データでは綺麗に仕分けられていて驚きました。オプションで検索キーワードの入力もお願いしていましたので電子化後すぐに利用できました。

(32歳/女性)

調査不足でした

保管書類のペーパーレス化のため利用しました。背が綴じられている書類は解体されてのスキャニングでしたが、後になって解体なしでスキャニングしてくれるところもあると知り残念でした。もっと専門的なところへ依頼すれば良かったかもしれないです。

(29歳/女性)

ペーパーレス化を代行してくれるおすすめ業者ご紹介株式会社アクセア
株式会社アクセア
スキャニング技術 高速スキャナ所有。B0サイズ(1030×1456㎜)の紙まで電子化可能 セキュリティ 各店舗ICカードによる入退室管理・作業状況24時間録画。プライバシーマーク・ISO27001取得済
実績 契約書・資料など多業種の文書スキャニング実績あり コンサルティング 企業内で発生するドキュメントに関する現状診断・適したドキュメントソリューションを提案
株式会社アクセアってどんな代行業者?

名刺から製本・大判ポスター・垂れ幕などの販促ツール作成から企業紹介・商品やサービス紹介の映像制作、貸し会議室の提供まで幅広くビジネスをサポートしてくれる株式会社アクセア。文書の電子化はデジタル加工サービスの1つ。デジタル加工サービスのプロチームが企業内の現状診断をし、最適なソリューションを提案してくれます。書類のホチキス外し・止め、付箋外し・戻し、フォルダ作成、ファイル作成、OCR(光化学認識)設定などもオプションで対応可能。

出張スキャニングを利用

文書に個人情報が多く含まれていたため、セキュリティ面で信頼できる業者に依頼しようとアクセアを選びました。書類は輸送することを考えていましたが、出張スキャニングにも対応してくれると知りそちらを選択。文書を社外に持ち出さずに済みました。

(34歳/女性)

付加サービスに注意

フォルダ作成・ファイル名入力・パスワード設定など付加サービスは1件ごとに追加費用がかかるので、付けるたびにどんどん金額が上がってしまい依頼するのはやめました。小口ならいいかもしれませんが、文書が大量の場合はやめておいたほうがいいと思います。

(27歳/男性)

ペーパーレス化を代行してくれるおすすめ業者ご紹介株式会社うるる
株式会社うるる
スキャニング技術 一般書類以外にも、図面・絵画・新聞など様々な種類の紙を機器を使い分けてスキャニング。PDFしおり・OCR(光化学認識)化などの付加サービスあり(有料) セキュリティ プライバシーマーク・ISO27001取得済
実績 約4,000社との豊富な取引実績 コンサルティング 文書情報管理士が在籍
株式会社うるるってどんな代行業者?

スキャニング代行サービス専門企業ならではの豊富なノウハウ・技術によって、様々な種類の書類を電子化。溜まりゆくオフィス書類の悩みを解決してくれる株式会社うるる。営業アドバイザー(文書情報管理士)が在籍しており、データ化したあとの用途に合わせて最適な解像度を提案してくれます。晴海本社ではスキャナ機や複合機などの機器が特に充実しており、熟練の作業オペレーター常駐で大量の書類も短納期で対応できる体制が整えられています。

大判図面のスキャニング

A1 サイズの大判図面をスキャニングしてもらいました。古い図面で劣化が気になるものもありましたが、大変綺麗にデータ化されていて安心しました。原本の扱いも丁寧にしてくださったようで、納品時より綺麗な状態で返ってきた気さえしました。

(37歳/女性)

書類の場所が誤っていた

ファイリングして保管してあった書類を電子化するために利用。電子化後に原本を確認する機会があったのですが、いくつかファイリングの場所が誤っていたのがマイナスポイントでした。電子化データ自体は申し分なかったです。

(29歳/男性)

ペーパーレス化を代行してくれるおすすめ業者ご紹介株式会社シスプロ
株式会社シスプロ
スキャニング技術 A0サイズ(841×1189㎜)大判図面~A4 書類までスキャニング セキュリティ プライバシーマーク取得済
実績 会議資料・経理文書・設計図など コンサルティング BCP(事業継続)に備えての最適な電子化提案
株式会社シスプロってどんな代行業者?

A0サイズの図面からA4サイズのオフィス書類までのスキャニング・電子化を代行。大量の書類・資料・写真・書籍を即データ化してくれます。1枚からの利用も可能なので、小ロットでも頼みやすいのが特徴。またスキャニング代行だけでなく、データ入力・画像の切り抜き・電話取次などのバックオフィス業務から、人材派遣・システム開発に至るまで様々な企業向けサービスを提供しているため、ペーパーレス化以外のオフィスの「困った」があれば同時に相談可能です。

アンケート集計も対応

紙で大量に保管されていたアンケートをデータ化してもらいました。データ化だけではなく、結果を集計してグラフ化までしてもらえるのは有難いです。電子化後、紙の保存は不要なので破棄したところ、かなりの省スペースになりました。

(43歳/女性)

納品データに間違いがあった

データの仕上がりが早かったのは助かりましたが、ファイル名が一部、仕様通りになっていませんでした。すぐに直せたのですが、すべてのデータは確認できないため他にも間違っている箇所がないかと少し不安です。

(35歳/女性)

ペーパーレス化を代行してくれるおすすめ業者ご紹介株式会社日本アイデックス
株式会社日本アイデックス
スキャニング技術 1時間に最大5,000枚程度処理可能なスキャナーを複数台所有。 セキュリティ プライバシーマーク・ISO27001取得済
実績 特殊サイズの複写用紙を1ヵ月で36万枚処理 コンサルティング 事務処理のプロがペーパーレス化を提案
株式会社日本アイデックスってどんな代行業者?

日本アイデックスはアウトソーシング受託の専門企業。数あるアウトソーシング事業の1つに文書電子化があります。スキャンしたPDFを元にパンチャーがデータ入力を行うため、データベースとしての利用も可能。スキャニング可能な文書は各種申込書・契約書・エントリーシート(履歴書)など。特に申込書では、各ページにバーコード入りの頭紙をセットすることで自動的にファイルが整理され、閲覧・検索しやすい状態にするなどデータ化後の利便性を考慮しています。

説明が詳しかった

省スペースのため書類のペーパーレス化を検討。最初は知識もなくどのように発注してよいか分かりませんでしたが、担当の方に電子化データの運用方法によってどんな仕様が最適かを詳しく説明してもらえて理解が深まりました。データも満足です。

(36歳/女性)

スキャン漏れ

一部スキャン漏れがありました。原本は保管してあったので自社でデータ化して対応しましたが、もし原本を破棄してしまっていたら…と考えると怖くなりました。対応もデータ品質にも満足していたので少し残念でした。

(34歳/男性)

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