ペーパーレス化代行サービス業者の選び方を詳しく紹介!
  1. ペーパーレス化代行サービス業者の選び方

ペーパーレス化代行業者選び方

仕様通りのデータが漏れることなく出来上がるか

ペーパーレス化の代行業者の選び方

ペーパーレス化代行サービス業者の選び方として、まず押さえておきたいのは品質です。電子化における品質とは、「仕様書で決められた通りのデータが」「一枚の漏れなく出来上がるか」ということです。

単に紙文書をスキャニングして電子データ化するだけでは、ペーパーレス化の意味はありません。ペーパーレス化によって業務が効率化できるよう、電子化データの最適な仕様を決定する必要があります。仕様についてプロ目線で考えてもらえるのも代行サービスを活用するメリットですが、決定した仕様通りにデータを仕上げてくれるかどうかが一番のポイントとなります。またスキャン漏れがないことの重要性は、皆さんもよくご存じのことでしょう。

仕様通りのデータを作ることができるのはどんな業者なのか?スキャン漏れしない業者の特徴とは何なのか?まとめてみました。こちらを参考にしていただければ、きっと品質の良い業者に巡り合えることでしょう。

料金内でどんなサービスを提供してくれるか

料金内でどんなサービスを提供してくれるか

ペーパーレス化代行サービスを利用するなら、安くて品質の良い業者を選びたいですよね。

しかし、代行業者のホームページを見て1枚あたりの単価が安いところを選ぶというのは賢明ではありません。と言いますのも、電子化には様々な付加サービスがあって、それらのオプションを全く付けないということはまず考えられないからです。そこで注目すべきなのは単価よりも、料金内でどんなサービスを提供してくれるかという点です。

そこで、スキャニングサービスにおける「適正料金」の考え方や、電子データの付加サービスにはどのようなものがあるかを詳しくまとめてみましたので、ぜひ参考にしてください。ペーパーレス化専門業者ならではの、より高度なサービス内容についても紹介します。こちらをお読みいただければ、基本単価からは読み取れない、スキャニング価格の実際が分かるようになります。

セキュリティ体制は信頼できるか

会社の大事な情報資産を預けるのですから、代行業者のセキュリティ体制は万全でなくてはなりません。代行業者のセキュリティ体制をチェックするには、次の3つのポイントを押さえておくといいでしょう。

  1. スキャニング作業をどこで行っているか?(専用ルームで行われているか・外部からの侵入を防止する策を講じているかなど)
  2. 電子化データは適切な方法で管理されているか?(公的なセキュリティ基準を満たしているか)
  3. 紙書類の運搬方法は適切か?(専用車を保有しているか・宅配便をどのように利用しているかなど)

これらの3つのポイントについて、具体的にどのような対策が取られていれば「信頼できる業者」と言えるのかをご紹介します。読み終わるころには、プロ目線で業者を選定できるようになっているはずです。

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