ペーパーレス化代行を利用するなら機材や品質も必ずチェック!
  1. スキャニングサービスの品質をチェックしよう!

スキャニングサービス品質を必ずチェック!

仕様通りのデータが仕上がるか?

仕様通りのデータが仕上がるか?

電子化データで言うところの品質の良さとは、「仕様通りのデータが出来上がるかどうか」です。そこで代行業者選びでチェックしたいのは、

  • 多種多様なスキャナを保有しているか
  • 紙の性質や用途によってそれらを使い分け、最適なデータを作成できる技術力があるか

という点です。

「スキャニングを行う書類はA4サイズの一種類だけ」というケースは少なく、様々なサイズの書類が混ざっていることが多いでしょう。そのため、各サイズに対応したスキャナーが揃っていなくてはなりません。また、一般的なサイズの書類であればスピーディにスキャンできる高速処理スキャナ、設計図には図面スキャナ、1枚ずつに解体できない契約書などはフラットベッドスキャナやブックスキャナ、といった具合に、書類によって最適な機器を使い分けることで、仕様通りの美しいデータが出来上がります。

ちなみに私がペーパーレス化代行サービスを探すきっかけとなったのは、オフィスの移転に伴うスペースセービングのためです。探し始めた当初は、電子化データの品質と言えば「文字や図面がハッキリとスキャンされているかどうか」くらいしか思いつきませんでしたが、昨今のスキャナーの性能はとても良く、機材のスキャン精度というのは大きな比較対象にはならないようです。それよりも先に述べたような、多種多様なスキャナを使い分ける技術力が評価基準となります。

スキャニング漏れがなく仕上がるか?

スキャニング漏れがなく仕上がるか?

もう1つペーパーレス化の品質として大事なことは、スキャン漏れなく仕上がるかどうかです。「自社でスキャンするならまだしも、代行業者に依頼すればスキャン漏れなんてないことが普通なのでは?」と思われる方もいるかもしれませんね。実は、私がまさにそのように考えていました。

しかし人は必ずミスをするものですので、熟練の作業者でも膨大な量の書類を扱っていれば時に漏れることもあり得ます。そこでペーパーレス化代行業者に求めることは、ミスをしないような人材が配置されていることではなく、スキャン漏れが起こらないような品質管理がされていることです。

具体的な例を挙げると、

  • 工程管理によって、「何の作業が」「どこまで進んでいるか」が常に明確にされている
  • 画像検査によって、スキャンされていないページが存在しないかチェックされている

などです。

ここでポイントとなるのは、人間の能力に頼るのではなく、システム化されているかどうかです。先ほども述べましたように、スキャン漏れの原因はヒューマンエラーによるものです。「目視を徹底している」というような曖昧な対策ではなく、システム的にスキャン漏れを防止しているかどうかをチェックするようにしましょう。

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