料金とサービス内容は適正かをチェックしよう!
  1. ペーパーレス化のサービス内容と費用は適正かをチェックしよう!

ペーパーレス化サービス内容
費用は適正かを必ずチェック!

基本料金だけでは判断できない

基本料金だけでは判断できない

ペーパーレス化代行業者を探すとき、サービス内容とともにチェックするのは基本料金かと思います。ペーパーレス化にかける費用はなるべく抑えたいと思っている企業も多く、安くできるところを探すように言われている担当者の方もいらっしゃることでしょう。

多くの代行業者では、ホームページに「A4サイズ/モノクロ/200dpi/1枚5円~」といったような基本料金が掲載されています。ここで注意しておきたいのは、単価が安い=トータルの料金が安いわけではない、ということです。ペーパーレス化は単に紙文書をスキャニングするだけではありません。業務で使える電子データにするために、フォルダ分けをしたり、ファイル名を付けたり、検索キーワードを登録したりすることが必要です。そしてこれらは、掲載されている基本料金に含まれないことが多いのです。

料金を比較するときには、基本料金ではなく必要なオプションを含めたトータルの費用を調べることがポイントです。

料金内でどんなサービスを提供してくれるか

ペーパーレス化代行業者では、先述したようなフォルダ作成・ファイル名入力・検索キー入力以外にも様々な付加サービスが用意されています。代表的なものを以下に紹介します。

透明テキスト付PDF
画像データであるPDFにOCR(文字認識)処理を行い、ファイルに  含まれる単語や文書を文字として認識させます。これによって単語や文書のコピー・検索が可能になります。
レイヤーPDF
透明テキスト付PDFの一種。PDFのレイヤー機能によって画像とテキスト  を別々に表示できるので、編集時に非常に見やすくなります。
PDFしおり
目次のこと。目次に従って各ページにしおりを付けることで、必要なページに素早くたどり着けます。
タイムスタンプ
電子データにタイムスタンプを付与することで、データがいつから存在しているか(存在時刻)・存在時刻から現在まで改ざんがないかを証明します。
電子署名
電子データに付与される電子的な署名のこと。データ作成者を特定でき、かつデータの改ざんがないことを証明します。

電子化データをより効率的に活用するには、ぜひ利用したいサービスもあるでしょう。このようなサービスがオプションか、料金に含まれているかは業者によって異なります。料金内でどのようなサービスがあるのかを確認しましょう。

より専門的なサービスの利用も検討

より専門的なサービスの利用も検討

書類の性質・ペーパーレス化の目的によっては、より専門的なサービスを検討すべき場合があります。例えば社外に持ち出せない機密性の高い文書を電子化するなら、クライアント企業に専用スキャナーと作業スタッフを派遣してくれる「出張スキャニングサービス」を利用する必要があるでしょう。また単なるペーパーレス化だけでなく文書管理の仕組みそのものを改善したいという場合には、文書情報管理士・上級文書情報管理士など文書管理のプロが在籍している、コンサルティング力の高い代行業者を選ぶべきと言えます。

以上のことを考えても、1枚あたりの基本料金だけで業者を選ぶことはできません。電子化するにあたって利用したいサービスを検討し、それを適正な料金で行ってくれる業者を選定する必要があるのです。

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