ペーパーレス化とはどういうこと?
  1. ペーパーレス化とは?ペーパーレスの目的と意味

ペーパーレス化の目的とは?

そもそもペーパーレス化って?

ペーパーレス化とは?

ペーパーレス化とは、具体的にどのようなことを指すのでしょうか?ご存知の方も、おさらいがてらお読みいただければと思います。

ペーパーレス化を一言でいいますと、紙の文書をPDFなどの電子データにして、ネットワーク上で閲覧・検索・共有を可能にすることです。紙文書と一口に言っても、契約書・伝票・研究資料・技術文書・図面・イラストなど多種多様ですが、どれもがペーパーレス化の対象となり得ます。ペーパーレス化を行う方法としては、自社で行うか代行業者に依頼するかの2通りです。

ペーパーレス化の大まかな流れ

  1. 書類の整理(電子化する書類とそうでないものを分ける)
  2. 書類をバインダから外す・ホチキスやクリップがあれば外す
  3. 電子データの保存先フォルダを作成
  4. スキャナーで書類をスキャン
  5. 作成したフォルダにデータを保存
  6. 書類を戻す(原本不要なら破棄)

細かいところでは、保存形式や解像度の選択・ファイル名のルール作り・OCR処理(画像で取り込んだデータを文字として認識させる処理)などを行います。また、電子データをどのように運用していくかも検討しなくてはなりません。

ペーパーレス化の目的

なぜ各企業はペーパーレス化に取り組むのでしょうか?その主な目的を見ていきましょう。

業務効率化

これこそペーパーレス化の最大の目的です。電子データ化によって、必要資料をPCで瞬時に検索できる・外出先でもモバイルデバイスから閲覧できる・印刷しなくてもメールにファイル添付して送ればすぐに共有できるなど、効率的に業務を進めることが可能になります。また取引先や顧客からの問い合わせにも迅速に対応できるので、信頼度もアップします。

コストの削減

紙の書類をメインにしていると、印刷費・保管スペース費・管理人件費・廃棄費など様々なコストがかかります。ペーパーレス化することでこのコストを一気に削減できます。

省スペース化

キャビネットや保管庫に押し込まれていた大量の紙書類も、電子化すればハードディスク・CD-Rなどにコンパクトに格納。空いたスペースは他のことに活用できます。

このように、電子データは紙にはない利便性を持っています。一方で、メモ書きをとったり、折り畳んだりと紙の良さを活かしたほうが良い場面もあります。何でもデジタル化すれば良いというものではなく、電子化すべき書類と紙のままでいい書類とをしっかり分けることがポイントです。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化には、メインの目的以外にも次のようなメリットがあります。

セキュリティ強化
保管庫などで厳重管理している場合を除いて、紙データは誰もが閲覧できる媒体です。電子化してパスワードを付けておけば、特定の人しか閲覧できません。
BCP(事業継続)対策
BCPとは、自然災害・大火災などの非常事態に遭ったとき、被害を最小限に抑えながら事業を早期復旧するための計画を立てておくこと。電子データ化後、バックアップをとったりクラウドサービスを利用して保存しておけば、万一の時に備えることができます。
環境にも配慮
紙ごみが減るため、環境維持に貢献できます。さらにエコを推進している企業としてイメージアップも図れます。企業の未来にペーパーレス化が不可欠であることは、すでに広く認識されています。そこで今、いち早くペーパーレス化に取り組むかどうかが他企業と差をつけるカギとなっているのです。
コストの削減
紙媒体の書類を電子化することで、印刷する紙が減り、印刷コストや紙代の削減ができます。また、紙媒体の文書や書類を郵送している場合、郵送費用の削減にもつながります。膨大な書類を社内の一区画や保管倉庫などで管理している場合には、管理費用の削減も実現できますね。
業務の効率化
必要書類や資料が全て電子化されていれば、書類をまとめてバインダに閉じてからカテゴリ分けをするなどの保管作業が発生しませんし、それらを参照したいと思ったときにも、わざわざデスクを離れて倉庫の段ボールの中を探すといった手間もかからないため、大幅な業務スピードのアップにつながります。
テレワークの推進
紙媒体の書類の場合、会社の倉庫やキャビネットにおいて管理されているため、必ず会社に出社する必要があります。ペーパーレス化が導入されていれば、自宅のパソコンで業務を進める「在宅勤務」など、働き方改革やテレワークを推進することができます。
ペーパーレス化を代行サービスに依頼するメリット
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