ペーパーレス化代行サービスを活用のメリット

ペーパーレス化を依頼するメリット

ペーパーレス化のメリットとは?

セキュリティ強化

セキュリティ強化

保管庫などで厳重管理している場合を除き、紙データは現物を手にすれば誰でもすぐに内容を確認できる媒体です。一方、電子化されたデータは暗号化やパスワード設定をしておけば、特定の人しか閲覧することができません。紙の書類よりも簡単にコピーできてしまうデータ書類ですが、最新のセキュリティ技術を用いて対策を施しておけば、紙媒体よりもずっと安全性が高いと言えるでしょう。

また、紙は経年劣化を防ぐことができません。何年も昔の資料を参照しようというときに、やぶれたり文字がかすれて読めなくなっているケースもあるかも知れません。また、閲覧後に元の場所に戻しそびれ、散逸・紛失などの危険性もあります。電子化されたデータであれば、時間が経過したからといって劣化してしまう心配もなく、持ち出された後に行方が分からなくなってしまうということもありません。

BCP(事業継続)対策

BCP(事業継続)対策

「BCP」とは、自然災害・大火災などの緊急事態が起こった場合にも企業が経営を続けられるよう、被害を最小限に抑えながら事業を早期復旧するための計画を立てておくことを意味します。実際、東日本大震災の際には多くの企業が人材や設備を失い、これまで通りの経営を続けることができなくなりました。

紙媒体の事業書類や資料などを電子化し、常に最新のデータをバックアップしておけるようなファイルサーバーを運用しておけば、文書の紛失と損傷を防ぐことができるため、万一の時に備えることができます。

環境にも配慮

環境にも配慮

コピー用紙やFAX用紙、帳票、メモなど、企業は様々な紙で溢れています。ある報告によれば、日本国民ひとり当たりの紙の消費量は210.9kgと、世界平均の56.6kgをはるかに上回っていました。紙の消費は森林の伐採にもつながります。

また、総務省が行っている「環境にやさしい企業行動調査」によれば、企業活動において環境に配慮した取組について「重要なビジネス戦略のひとつ」「社会的責任」と回答した企業が全体の8割以上と、環境に配慮した取り組みは多くの企業にとって、運営に重要な問題として位置づけられているということが分かりました。ペーパーレス化が紙ごみの削減や環境維持に貢献できるということはすでに広く認識されていますから、ペーパーレス化に取り組むことでエコを推進している企業としてイメージアップも図れる、というわけですね。

コストの削減

コストの削減

紙媒体の書類を電子化することで、印刷する紙が減り、印刷コストや紙代の削減ができます。印刷機をリースしている場合には、平均的に月額約10,000〜20,000円のリース代を削減することができますね。

また、紙媒体の文書や書類を郵送している場合には、これを電子データ化し、社内のサーバーへの格納や電子メールで送付することで、郵送にかかっていた封筒代や切手代などの費用を削減することができます。

そして、文書保管費が削減できることもメリットが大きいと言えます。たとえば厚さ5cmのバインダ30冊ともなれば、1メートル幅のキャビネットが必要になってきます。倉庫を借りて保存しているという場合には、管理費を大きく削減することができますね。

業務の効率化

業務の効率化

紙媒体の書類には、作成した文書を印刷し、その印刷物をバインダに閉じる、という作業が発生します。また、これをカテゴリ別に分けて、見出しを作り、年度ごとに区切ったりなど、保管・管理に関する手間もかかります。

あるいは書類を参照したいと思ったときに、ある年度のあるカテゴリに分類されているバインダを本棚やキャビネット、倉庫の段ボール箱などから探し出し、デスクに持ち帰るという作業フローを踏まなければなりません。

これらの書類・資料が電子化されていれば、物理的なバインダを作る作業が発生しませんし、参照したい時にも必要な書類はすべてデスク上のパソコンで検索することができるため、大幅な業務スピードのアップにつながります。

テレワークの推進

テレワークの推進

テレワークとは、情報通信技術を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことを指します。ペーパーレス化が導入されていれば、自宅のパソコンで業務を進める「在宅勤務」や、顧客先や移動中でスマートフォンやタブレットなどを用いて働く「モバイルワーク」などを推進することができ、ワーカーにとっても環境負荷軽減、会社にとっても電気代の削減や雇用創出など、大きな効果が期待できます。

紙媒体の書類の場合、会社の倉庫やキャビネットにおいて管理されているため、必ず会社に出社する必要があるため、働き方改革の推進やテレワークの導入が難航してしまいます。

スキャンニング作業を業者に代行してもらった方がいい理由

電子文書管理を行なっていくためのルールが整っている

電子文書管理を行なっていくためのルールが整っている

ペーパーレス化を代行業者に依頼する最大のメリットは、「効果的に電子化できる」という点です。スピーディーに作業が進むのはもちろんのこと、ペーパーレス化後の電子文書の管理体制・ルールを整えたり、効果的な運用方法のコンサルティングまで行ってくれるのです。

ペーパーレス化と一口に言っても、大量の書類の精査・スキャニング・保存方法の選択・ファイル名付けなどやることは膨大。書類によってはe-文書法を厳守した仕様でなければならない場合もあります。またITツールが得意な社員からそうでない社員まで、足並みそろえて電子化に対応していけるような工夫・ルール作りも必須課題です。これらはをすべて自社内で行うのは一大プロジェクト。電子文書管理のノウハウが確立されている代行業者へ依頼すれば、無理なくスムーズに電子化へ移行することができます。

情報漏洩のリスクを軽減することができる

情報漏洩のリスクを軽減することができる

情報漏洩の経路で一番多いのは、実は「紙文書」です。その大きな要因は、印刷物の情報管理は手間がかかり、監視体制が整っていないためだと考えられています。電子化のメリットの1つはこのセキュリティ面を強化できることにありますが、それは「しかるべきセキュリティ対策を施した場合」です。ただ電子化しただけでは容易にコピーできるため、かえってリスクが高まってしまいます。

この点においても、ペーパーレス化を代行業者に依頼するメリットがあります。電子データのセキュリティ対策としては、フォルダやファイルへのパスワード付与・アクセス制限・暗号化などがあります。1つのPDFファイルにパスワードを付与するのは難しいことではありませんが、すべての電子化書類について、「どのデータを」「誰が」「どこまで」見れるようにするかという基準作り・暗号化ソフトの導入などは専門的な知識を必要とするものです。

ペーパーレス化の代行業者はこの分野においてのプロですので、最新のセキュリティ技術の導入や、その企業にとって最適なルール作りを行ってもらうことができ、強固なセキュリティ体制を築くことができるのです。

通常業務に差し支えなくペーパーレス化を進めることができる

通常業務に差し支えなくペーパーレス化を進めることができる

このメリットについては既に皆さんお気付きのことと思いますが、ペーパーレス化を代行業者に依頼することで、社員は本来やるべき業務に専念できるようになります。

企業が自社でペーパーレス化を行う大きな理由は、代行業者に払うコストを抑えるためです。自社の社員が行えばコストゼロでペーパーレス化を実現できるのに、わざわざ代行業者に依頼することはないと考えるのです。しかし先に述べましたように、ペーパーレス化には多大な労力と専門知識を要します。単にペーパーレス化を命ずるだけでは、会社に不満を感じる社員も当然出てくるでしょう。

社員が本来の業務に全力で取り組めずペーパーレス化もなかなか進まない環境と、本来の業務に全力投球しながらペーパーレス化が叶う環境、本当にコストメリットがあるのは後者と言えるのではないでしょうか。

ペーパーレス化にデメリットってあるの?

これだけ便利な電子化ですが、反対にデメリットはあるのでしょうか?文書を電子化した際に考えられ得るデメリットについてまとめています。

ITに不慣れな人には使いにくい

デジタルに慣れていない人にとって、データ書類はスクロール操作を煩わしく感じたり、文字を読みにくいと感じることもあるようです。また、タッチパネルやタッチペンに馴染みのない人は、プリントアウトした資料の方ががメモを取りやすいと感じるかも知れませんね。

しかし、「慣れ」という問題は時間の経過とともに解消されていくものです。反対に操作に慣れてくる頃には、ペーパーレス化のメリットの方が大きく感じられることでしょう。

システム、ネットワークなどの影響を受ける

クラウド・コンピューティングによってデータ書類を閲覧・検索・共有している場合、回線の不調やシステム障害などにより、データ管理ができなくなる可能性があります。不測の事態に備え、メディアにバックアップを取っておくなど、データをしっかり保管しておくことが重要です。

導入に手間やコストがかかる

ペーパーレス化の基本はスキャニングですが、大判の図面などは一般的なスキャナーでは対応できないことも有り得ます。また、書類によって適当な解像度が異なるなど専門的な知識が必要であったり、作業過程での書類の紛失・スキャン漏れ・紙を傷めるなどトラブルの可能性もあります。決して通常業務の傍らでできる単純なものではなく、多くの時間やコスト、作業工程の工夫などを要する作業であると言えます。

ただし、ペーパーレス化を代行してくれる代行業者へ依頼することで、デメリットをカバーできることもあるため、検討してみることをおすすめいたします。

ペーパーレス化を代行してくれるおすすめ業者ご紹介!
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