ペーパーレス化を阻む要因と現状について解説いたします。

ペーパーレス化を阻む要因現状

メリットが大きい割になかなか進まないペーパーレス化

メリットが大きい割になかなか進まないペーパーレス化

ペーパーレス化を代行サービスに依頼するメリット」でもご紹介した通り、ペーパーレス化によって企業が得られるメリットは非常に大きいと言えます。これだけの経済効果が得られ、業務も効率化されるとなれば、どの企業もこぞってペーパーレス化を推進するのでは?と思われますが、実際にはそうでもありません。あるデータによれば、企業や商店などで扱われる事業系の印刷物・情報誌などの総量は、過去16年のデータで80万トンを超えており、テクノロジーの発展がこれだけ進んだ今日でも、紙市場の需要はとても大きいものとなっています。

ペーパーレス化が進まない最大の理由として、紙文書の電子化が「業務の見直し」なくして実現できないものであるという点が挙げられます。と言うのも、たとえば会議をペーパーレス化するとなれば、資料の作成方法や会議の進め方、議事録の取り方なども同時に変えなければなりません。納品書をペーパーレス化するなら、送付先への告知やセキュリティの強化、先方が安心して閲覧できるシステムの確立や、ファイルサーバーの導入なども行わなければなりません。企業で取り扱う紙文書の全体をペーパーレス化するともなれば、さらに大規模で抜本的な業務改革が必要になります。

すると、多少のコストや手間がかかるアナログ作業であっても、従来通り業務ができればそれでいいと考えるの人がどうしても多くなってしまうことはやむを得ないのかも知れません。

大企業では取り組みが進んでいる

大企業では取り組みが進んでいる

一方で、業務効率化の一環として社内文書のペーパーレス化に取り組む大企業は年々増加傾向にあります。こうした大企業と、ペーパーレス化がなかなか進まない多くの中小企業や小規模店舗との差は一体何なのでしょうか。

多くの大企業には、通信専門の部署があり、ITの最新情報を知るエンジニアが社内全体の通信を管理する体制が整っています。つまり、ペーパーレス化をはじめとするIT技術を駆使した業務効率化のノウハウについて、率先して指揮を取れる社員がいるということなんですね。

ITに長けた人材が不足している企業では、ITに関するサポート体制が充分に整わないために、社内から反発や失敗のリスクを恐れ、ペーパーレス化にどうしても一歩踏みきれないというケースが多いのです。変化に対する恐れというものは、その変化に対応する術を持たないために生じるものというわけですね。

しかし、ペーパーレス化によって、社員ひとりにかかる業務の負担を大きく削減し、サービス残業を軽減させ、人材不足を補うことができるなど、得られるメリットが大きいのはむしろ中小企業や小規模店舗の方なのです。

ペーパーレス化代行業者の中には、各企業が抱える文書管理の総合的・根本的な課題に向き合って解決をしてくれるところもたくさん存在します。ペーパーレス化を始めとした業務効率化ノウハウ提供はもちろん、書類の電子保存・文書管理のエキスパートが、文書管理の現状調査・電子化システムの提案と導入・導入後の運用サポートまで行ってくれるような手厚い代行業者もありますので、ぜひお考えになってみてくださいね。

ペーパーレス化の代行業者をご紹介!【口コミあり】

制度面の整備も進んでいる

制度面の整備も進んでいる

2016年に施行された税制改正により「電子帳簿保存法」の要件が大幅に改正され、契約書・領収書等の国税関係書類は、金額にかかわらず、すべてが電子保存の対象になり、電子署名も不要とされるなど、電子保存に課せられていた規制が大幅に緩和されました。これにより、紙による原本保存を義務づけられていた文書のペーパーレス化を本格的に推進できる環境が整ったと言えます。

さらに、2019年の税制改正によって、これ以前に作成・受領した契約書・領収書などの重要書類を電子データとして保存することができるようになるなど、電子帳簿保存法の一部が変更とされ、さらに適用の幅が広がる見込みです。

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