業種別で見るペーパーレス化導入実例を紹介!

業種別!ペーパーレス化導入実例を紹介!

ペーパーレス導入事例①証券会社

ペーパーレス導入事例①証券会社

他の業界に比べて特に紙書類が多いと言われているのが金融業界。ここでは証券会社のペーパーレス化導入事例を紹介します。

ペーパーレス化の対象と問題点

対象
口座開設顧客が増えたことによる、膨大な量の本人確認書類・口座開設申請書
問題点
書類検索やファイリングに時間がかかる・事務作業員の人件費がかさむ・災害リスクに非対応

ペーパーレス化の方法

  • 口座開設申請書300万枚・本人確認書類500万枚のスキャニング
  • 電子データは支店別・口座開設年月別に保存

導入後の変化

  • 書類の検索時間を短縮することができた
  • お客様対応や調査を迅速に行えるようになった
  • 事務作業員を大幅に削減できた
  • データにアクセス制限を設けることでセキュリティを強化できた
  • 原本は厳重なセキュリティの保管庫へ移送し、災害リスクと情報漏洩リスクを軽減できた

ペーパーレス導入事例②電気機器製造

ペーパーレス導入事例②電気機器製造

製造業では設計書や図面などの技術資料が溢れています。紙の他にマイクロフィルムで保管されているケースもありますが、劣化・リーダープリンターの維持費などの問題点があり、電子化を導入する企業が増えています。

ペーパーレス化の対象と問題点

対象
地下倉庫にある技術資料(紙とマイクロフィルム)
問題点
資料をすぐに探し出せない・見たい時に他の人が使っていることがある・紙やマイクロフィルムに劣化が発生している

ペーパーレス化の方法

  • 技術資料10万枚・マイクロフィルム100巻のスキャニング
  • 現場をヒアリングして、フォルダ階層・ファイル名などを徹底工夫し使いやすい電子データを作成

導入後の変化

  • 技術資料の共有が簡単に行えるようになった
  • 検索スピードが格段に上がった
  • 設計図面の改訂、差し替えが容易になった
  • 原本が取り出される機会が減り、劣化を防ぐことができるようになった
  • マイクロフィルムリーダープリンターが不要になった
  • 会議での紙の量が減った

ペーパーレス導入事例③保険会社

ペーパーレス導入事例③保険会社

保険会社では、商品紹介のパンフレットから申込の際の契約書まで、多くの紙書類を必要とします。ここでは申込書に関するペーパーレス化の導入事例を紹介します。

ペーパーレス化の対象と問題点

対象
保険申込書
問題点
顧客情報の検索に時間を要する・保険申込書の輸送や処理にコストがかかる・契約書類が増え続けるため保管スペースの確保が次々に必要

ペーパーレス化の方法

  • 過去の保険申込書50万枚のスキャニング・データ保存
  • 新規の申込み手続きをタブレットとタッチペンで行えるようにし、紙書類を交わすことなく完了させる

導入後の変化

  • 顧客情報の検索時間を大幅に短縮できた
  • 保険申込書の輸送コストや処理コストが削減できた
  • 郵送を必要としないので、紛失リスクを軽減することができた
  • 契約内容がWEB上ですぐに反映されるため安心感があるとお客様から喜ばれた
  • 保管スペースの増設が不要になった

ここでは対象を保険申込書に限定して紹介しましたが、タブレット導入によってプラン変更や告知もペーパーレスで行えるようになりました。保険業界に限らず、タブレット上で契約を交わすスタイルが徐々にスタンダード化していくことでしょう。

ペーパーレス導入事例④ハウスメーカー

ペーパーレス導入事例④ハウスメーカー

家を建てる過程で発生する書類は多種多様です。各特約店で大量に原本を保管しているため、店内も手狭になり、不便を感じることも多いと言います。ここでは、ハウスメーカーにおけるペーパーレス化の導入事例を紹介します。

ペーパーレス化の対象と問題点

対象
家を建てる過程で発生した様々な書類(図面、見積書、打合せ記録、手続書類、伝票類など)
問題点
紛失・滅失などがあり、アフターサービスに支障をきたす。各特約店で保管している書類を本社で共有・活用できない。

ペーパーレス化の方法

  • 年間約300万ページのスキャニング
  • 全国の特約店から集約
  • 現在使用している文書管理システムにデータ登録

導入後の変化

  • 各特約店の情報を本社で閲覧・情報活用できるようになった
  • 施主へのサービス向上へ情報を活用でき、顧客満足度や企業価値が高まった
  • 情報の一元管理で、紛失、滅失などのリスクが低減
  • 情報の共有化で、アフターフォローを手厚くできた
  • 電子化後の原本を廃棄することで、不要になった書類の保管スペースを有効活用

ペーパーレス導入事例⑤大手電機メーカー

ペーパーレス導入事例⑤大手電機メーカー

災害においても事業を継続できるようにするため、BCP対策として書類の電子化を検討している企業も多いと言います。ここでは、大手電機メーカーにおけるペーパーレス化の導入事例を紹介します。

ペーパーレス化の対象と問題点

対象
日常業務で頻繁に使用している設計図面、仕様書等の納入資料
問題点
BCP対策として導入したいが、日常業務で頻繁に使用する資料なので電子化がなかなか進まない。

ペーパーレス化の方法

  • 約600万枚のスキャニング
  • 出張作業によるスキャニング
  • 短いサイクルで資料引き取り~データ納品
  • 電子データはサーバーに保管

導入後の変化

  • 電子データを分散管理=リスク分散
  • 日常業務の中では難しかったが外部委託で計画的に電子化を推進できた

ペーパーレス導入事例⑥大手自動車メーカー

ペーパーレス導入事例⑥大手自動車メーカー

大手自動車メーカーでは、メモ書きから大型図面まで様々なサイズの書類が混在している特許出願資料が、保管コストやスペースを圧迫してしまいます。ここでは、自動車メーカーにおけるペーパーレス化の導入事例を紹介します。

ペーパーレス化の対象と問題点

対象
特許出願資料
問題点
閲覧のたびに書庫から取り寄せるので手間と時間がかかる。保管スペースやコストがかかる。

ペーパーレス化の方法

  • 約200万枚を3か月でスキャニング
  • 管理台帳(Excelファイル)と紐づけ

導入後の変化

  • 検索が迅速に行えるようになった
  • 閲覧までのスピードが向上し、業務処理のスピードUP
  • 書庫管理部門の負担軽減
  • 書庫管理部門の人件費削減
  • 電子化後の書類廃棄で、書庫のスペースを有効活用
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