ペーパーレス化に関連する専門用語について解説いたします。

ペーパーレス化に関連する専門用語集

ペーパーレス化にまつわる用語

JIIMA

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会の略称です。1958年に設立された「社団法人日本マイクロ写真協会」の後身で、紙文書やマイクロフィルム文書、電子文書など、幅広い文書情報を効果的に活用・保存するための「統合文書情報マネジメント」を主な活動内容としています。「e-文書法対応セミナー」の開催や、e-文書法対応に向けた「国税関係書類の電子化取扱ガイドライン」を発表するなどし、e-文書法の普及を進めています。

JBMIA

オフィス機器の代表的な企業が参加する業界団体である「一般社団法人ビジネス機械・情報システム産業協会」の略称です。1960年に発足した「事務機器工業会」の後身として設立されました。オフィス複合機や、コピー・スキャナといったビジネス機器と、それに伴う情報システム産業の発展に貢献する団体で、インターフェイスやドライバの共通化の推進などを行っています。

JISz6016

2003年に定義された、文書のライフサイクルについての統一して制定した製品規格です。規格名称は「紙文書及びマイクロフィルム文書の電子化プロセス」で、紙文書・マイクロフィルム文書のライフサイクルにおいて、電子化、活用、廃棄、品質管理、セキュリティ管理といった、一連のペーパーレス化プロセスにおいて、以下のように仕様を規定しています。

解像度
一般分書は200dpi、精細な復元を要求する文書は300dpiまたは400dpi。カラー文書は150dpi~200dpi。
階調
中間色を使用しない白黒一般文書は白黒2色、カラー再現が必要な場合はRGB各256階調

e-文書法(電子文書法)

2005年4月に施行された法律で、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」を総称したものになります。この法律の施行により、紙での保存が義務付けられていた書類が電子化文書でも認められるようになり、元の紙文書を破棄できるようになりました。ただし、船舶に備える安全手引書など、緊急時に即座に見読可能な状態にする必要があるものや、免許証や許可証などの現物を携帯していることが重要なものは対象外となります。

よく混同される法律として「電子帳簿保存法」がありますが、要件や対象が異なるため注意が必要です。

電子帳簿保存法

1998年に制定され、国税関係帳簿書類の一部またはすべての、電子データによる保存を認めた「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存法方法等の特例に関する法律」の略称です。法人などの納税者に義務付けられている国税関係帳簿書類の保存に関する負担の軽減を主な目的としており、2005年の改正によって紙媒体の書類を電子化して保存する規定が追加されました。電子化を行う場合は事前に税務署長の承認を得なければならず、また一定の要件を満たしている必要があります。

高度情報通信ネットワーク社会形成基本法

2001年1月に施行された、国民がITを用いて便利に生活するための環境や理念について定めた法律です。高度情報通信ネットワーク社会の確立、電子商取引の促進、行政の情報化の促進および公共分野の情報化などを主な目的としています。

OCR

「光学式文字読取装置」の略称で、手書きの文字・印刷の文字をスキャナで読み取り、前もって記憶してある形状に基づいて文字を識別し、文字データへ変換・入力する仕組みのことを指します。手書き文書については精度があまり良くありませんが、ワードなどで作成された活字文書に関しては高精度で再現することができます。

タイムスタンプ

電子化されたデータに対し、時刻配信局と時刻認証局という第三者機関が、安全性の高い暗号化技術を用いて、正確な日時情報を手付与し、そのデータの時刻情報について証明するための仕組みです。これにより、文書の存在時刻とその時刻以降に改ざんされていないことなどを確認することができるため、電子商取引や特許における先使用権制度での時間的順序の証明などで活用されています。

電子署名

ある電子データを、本人性を証明するための特定の鍵で暗号化するための仕組みです。電子データ作成者の鍵を用いない限り、情報確認ができないようになっています。これにより、電子署名が行われてから、誰もデータを改ざんしていないことを証明することができます。2001年4月施行の「電子署名及び認証業務に関する法律」により、紙文書における自筆署名や押印と同等に法的な効力があると定められました。

ファイルフォーマットの種類と特徴

コンピュータなどで利用するファイルの保存形式のことを「ファイルフォーマット」と言います。ファイルフォーマットは、文書、音声、画像、動画など、さまざまなメディアのファイルを、特定のソフトウェア上で共通に扱えるようにするための形式や規格で、主に以下のようなものが存在します。

PDF

PDFとは、Adobe Systemsが開発した、テキストや画像を含む電子文書を扱うファイル形式で、OCR処理した透明テキストを埋め込んだり、ファイルにパスワードをかけてセキュリティ性を高めたりすることができます。

ファイルには拡張子として「.pdf」が付き、同じファイル内でテキスト、画像、ハイパーテキストといったマルチメディアを、コンピュータの環境に依存せず、意図した通りの配置やフォントで文章を再現することができます。

どんな環境でも所定のレイアウトで閲覧できるということから、官公庁や企業の発表する文書のファイル形式としてもっとも多く利用され、2008年7月には国際標準化もされています。

XDW

富士ゼロックス社の文書管理ソフト「DocuWorks」バージョン4.0、バージョン5.0で扱われる文書フォーマットで、ファイルには拡張子として「.xdw」が付き、動作が軽くシンプルなのが特徴です。ただし、レイアウトやフォントなどは環境に依存し、海外ではあまり普及していないフォーマットなので、海外にファイルを送付する場合には使用されません。

TIFF

MicrosoftとAldusによって開発された画像データのファイル形式で、記録形式の異なる様々なファイルを保存できることを特徴とし、拡張子には「.tif」または「.tiff」が付きます。圧縮率が高く、ファイルサイズの軽減などに便利ですが、カラー画像には対応しておらず、また互換性を持たない記録形式も含まれることがあります。

JPEG

写真などのカラー画像を圧縮する際に用いられるファイル形式で、1991年にISO(国際標準化機構)とITU-T(国際電気通信連合)との合同委員会によって、標準案として勧告されました。圧縮率が指定できるため、ファイルサイズと画質のバランスを図ることができますが、一度圧縮して荒くなった画像を元に戻すことはできません。拡張子には「.jpeg」または「.jpg」が付きます。

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